Was ist ein Compliance-Hinweisgebersystem?

Das Compliance-Hinweisgebersystem bietet Mitarbeiter*innen der Ortenau MVZ GmbH und Personen des Unternehmensumfeldes (Patienten und Geschäftspartner) - im Folgenden kurz „Hinweisgeber“ genannt - einen vertraulichen Kommunikationskanal zum Melden von Gesetzes-, Regel- und Ethikverstößen sowie möglichen Ordnungswidrigkeiten und Straftaten (umgangssprachlich oft auch vereinfacht als "Whistleblowing" bezeichnet).

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Gemeldet werden können Verstöße gegen europäische oder deutsche Gesetze sowie gegen wichtige unternehmensinterne Regelungen und Vorgaben. Unternehmen der Gesundheitsbranche sind u.a. betroffen von möglichen Verstößen in den Bereichen Arbeitsschutz, Strahlenschutz, Umweltschutz, Patienten- und Verbraucherschutz, öffentliches Auftragswesen, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Wer nimmt die Meldung entgegen?

Hinweise nimmt Herr Dr. Udo Schmitz, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Medizinrecht sowie zertifizierter Compliance-Officer, als unabhängiger Ombudsmann entgegen.

Der Ombudsmann ist telefonisch, per Fax, Post oder per E-Mail wie folgt zu erreichen:

Rechtsanwalt Dr. Udo Schmitz
c/o MEREBA – Die Medizinrechtsberater PartmbB
Josef-Lammerting-Allee 25, 50933 Köln

Tel.: 0221/168020-0
Fax: 0221/168020-20
E-Mail: hinweise.ortenau-mvz@mereba.de

Welchen Inhalt soll die Meldung haben?

Die Hinweise sollten verständlich und nachvollziehbar sein. Sofern auf Dokumente und Unterlagen Bezug genommen wird, sollten diese möglichst beigefügt werden. Die mitgeteilten Tatsachen sollten der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen. Das eingerichtete Hinweisgebersystem soll nicht zur absichtlichen Diffamierung anderer dienen. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie Ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen.

Können Meldungen auch anonym erfolgen?

Hinweise können selbstverständlich auch anonym abgegeben werden, indem keine persönlichen Informationen angegeben werden, die eine Identifikation des Hinweisgebers ermöglichen. Die Aufklärung eines Verstoßes kann meist aber effektiver und schneller erfolgen, wenn der Hinweisgeber seine Kontaktdaten für eine weitergehende Kommunikation mit dem Ombudsmann hinterlassen hat.

Wenn der Hinweisgeber keine anonyme Meldung abgibt, ist der Ombudsmann dennoch nach Maßgabe des geltenden Rechts verpflichtet, die Anonymität jedes Hinweisgebers gegenüber Dritten, insbesondere gegenüber der Leitung und Mitarbeitenden der Ortenau MVZ GmbH zu wahren, sofern und soweit dies vom Hinweisgeber im Rahmen der Meldung (Kontaktaufnahme) oder der weiteren Kommunikation mit dem Ombudsmann in Gesprächen oder Schriftverkehr ausdrücklich gewünscht wird.

Wie geht es nach der Meldung weiter?

Innerhalb von 7 Tagen erhält der Hinweisgeber vom Ombudsmann eine Eingangsbestätigung, wenn bei einer Meldung eine Kontaktmöglichkeit hinterlassen wurde.

Der Ombudsmann prüft sodann, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Er hält mit dem Hinweisgeber Kontakt, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, ersucht den Hinweisgeber erforderlichenfalls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

Der Ombudsmann gibt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber erfolgt aber nur insoweit, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht unzulässig beeinträchtigt werden.